HIPAA Policy

JEWISH FAMILY SERVICE OF SAN DIEGO
NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

     Effective September 1, 2016

It is the policy of Jewish Family Service of San Diego (JFS) to maintain the privacy and security of protected information our clients, volunteers and employees entrust to us. Specifically, JFS is aware of and abides by the Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) and the Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act (HITECH) and their implementing regulations, other federal and state laws intended to protect privacy, and the contractual privacy and security requirements that apply to us.

Under HIPAA, JFS must take steps to protect the privacy of your “protected health information” (PHI). PHI includes information that we have created or received regarding your health or payment for health care services. It includes both your health/mental health records and related personal information such as your name, social security number, address, and phone number. We are also required to:

  • Provide you with this Notice of Privacy Practices (which may be amended from time to time), and
  • Follow the practices and procedures in the Notice.

Please note that while not all of JFS’s services involve the collection and use of protected health information as defined by HIPAA (including mental health information), we always strive to maintain strict confidentiality of your personal information whether or not the information may be considered protected health information under HIPAA rules.

Please acknowledge your understanding and acceptance of this Notice by signing the acknowledgment. Return the signed acknowledgement to the front desk or your service provider at JFS.

If you have any questions about this Notice please contact your JFS service provider, or JFS’s HIPAA Privacy Officer, at Jewish Family Service, 8804 Balboa Avenue, San Diego, CA 92123; (858) 637-3000.

Notice of Privacy Practices

This notice describes how medical information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

I.  Understanding Your Mental & Behavioral Health Record Information

Each time you visit a health provider or mental health services provider, a record of your visit is made. Depending on the type of services we provide to you, this record at JFS may contain your health and mental and/or behavioral health history, current symptoms, test results, diagnostic assessment, treatment, and plan for future care. The information in your health services record at JFS serves as the following:

  • Basis for planning your care and treatment.
  • Means of communication among the case managers and mental health professionals who contribute to your care.
  • Legal document describing the care that you received.
  • Means by which you or a third-party payer can verify that you actually received services if/when you are billed for them.
  • Training and quality improvement purposes to assess and improve the quality of care we provide and achieve better participant outcomes.
  • Source of information for public health officials charged with improving the health of the regions that they serve.

Understanding what is in your health services record and how this information is used helps you to—

  • Ensure its accuracy and completeness.
  • Understand who, what, where, why, and how others may access your health information.
  • Make informed decisions about authorizing disclosure to others.
  • Better understand the health information rights detailed in this Notice.

 

II.  How We May Use and Disclose Protected Health Information (PHI) About You

We may use and disclose PHI without your written authorization for certain purposes as described below. We have not listed every example of use or disclosure within the categories below, but all permitted uses and disclosures will fall within one of the following categories. In addition, there are some other uses and disclosures that will only be made with your written authorization. For example, some health information, such as substance abuse treatment information, may not be used or disclosed without your consent.

  1. Treatment
    We can use your health information and share it with other professionals who are participating in your care. Example: A therapist, case manager or another member of your health services team may put information in your record about your health conditions, diagnostic tests, and the plan for your care.
  2. Payment
    We can use and share your health information if we bill for healthcare services, and get payment from health plans or other entities. Example: We may send a bill to you or to your health insurance plan to pay for healthcare services.
  3. Health care operations
    We can use and share your health information to provide services, improve your care and contact you when necessary. Example: We use health information about you for training, licensing or credentialing activities for our staff, for quality assurance, and during supervision and/or consultation to manage how our staff are caring for you. In addition, if you are receiving services from more than one JFS program, staff from one program may share information with staff of the other program(s).
  4. Continuity of care
    We may contact you to provide appointment reminders or other information about health-related services that may be of interest to you. For example, we may share your health information in referring you to other JFS programs.
  5. Notification
    Unless restricted by law, we may use or disclose information about your location and general condition to notify or help others to notify a family member, a personal representative, or another person responsible for your care.
  6. Communication with family
    When permitted by law and unless you object, we, as health professionals using our best judgment, may disclose to a family member, a domestic partner, a close personal friend, or any other person that you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care.
  7. Business associates
    We provide some services on behalf of other agencies and sometimes we get help from others through contracts with business associates. For example, we provide some services on behalf of San Diego County as its business associate. Examples of business associates we hire include professional services consultants and program evaluators. When we provide our services to a business associate or use the services of others, we may disclose your health information to these business associates so that each of us can perform the function(s) that we have been contracted to do. To protect your health information, all business associates are required to appropriately safeguard your information and comply with the same federal security and privacy rules.
  8. Comply with the law
    We will share information about you if state or federal laws require or allow it, including with the Department of Health and Human Services to show that we’re complying with federal privacy law.
  9. Address workers’ compensation, law enforcement, and other government requests
    We can use or share health information about you:

    • For workers’ compensation claims
    • For law enforcement purposes or with a law enforcement official
    • With health oversight agencies for activities authorized by law
    • For special government functions such as military or national security agencies, presidential protective services and correctional institutions
    • In response to a court or administrative order, or in response to a subpoena.
  10. Fundraising
    You may be contacted as a part of a JFS fundraising effort. You can opt out by asking us not to send any further fundraising solicitations.
  11. Help with public health and safety issues
    We can share health information about you for certain situations such as preventing disease, reporting suspected abuse, neglect, or domestic violence, and preventing or reducing a serious threat to your or anyone else’s health or safety.
  12. Research
    We may disclose information to researchers when their research has been approved by an institutional review board and there are protocols in place to ensure the privacy of your health information.
  13. Medical Examiner
    We may disclose health information to a coroner, medical examiner, or funeral director consistent with applicable law to enable them to carry out their duties.

 

III.  Situations Requiring Your Written Authorization

If there are reasons other than those described above why we need to use or disclose your protected information, we will get your written permission or authorization. If you give us permission to use or disclose health information about you, you may later revoke that authorization in writing at any time. If you revoke your authorization, we will no longer use or disclose your PHI for the reasons stated in your written authorization. Please understand that we are unable to reverse any disclosures we have already made with your permission, and we are required to retain our records of the care we provided. Disclosures that require your written authorization include:

  1. Progress or Mental Health Notes
    Notes recorded by a therapist documenting the contents of a counseling session with you (“Progress or Mental Health Notes”) generally will be used only by the therapist and by other JFS staff consulting on your care, and will not otherwise be used or disclosed without your written authorization, with a few exceptions. For example, your authorization is not required for certain operational purposes, such as staff supervision, and other uses permitted or required by law such as defense of a legal action. We may also review prior Progress or Mental Health Notes if you were seen previously at JFS and are returning for additional services.
  2. Marketing or Fundraising Communications
    We may use aggregated and/or de-identified information (not including names or other personally identifiable information) about individuals receiving services at JFS for our fundraising materials. We will not use your personally identifiable information or health information for marketing or fundraising materials without your written authorization. If we ask for your authorization to share your story for our fundraising materials, you can say “no” and we will not withhold services or retaliate against you. We will never sell your information.
  3. Minors and Personal Representatives
    In most situations, parents, guardians and/or others with legal responsibilities for minors (under 18 years old) may exercise the rights described in this Notice on behalf of the minor. However, there are situations in which minors may independently exercise the rights described in the Notice. In some situations, a minor’s written authorization is required before information can be shared with a parent or legal guardian. Ask us about the rights of minors under state and federal law.
  4. Records for Couples
    Records for couples who are seen together will not be released, under the examples noted in this section, without the prior written consent of both parties.
  5. Addiction Recovery Records
    Records of substance abuse treatment are protected under the Federal regulations governing Confidentiality of Alcohol and Drug Abuse Patient Records, 42 CFR Part 2, and cannot be disclosed without written consent or as otherwise  permitted by the regulations.
  6. Other Uses and Disclosures
    Certain other uses and disclosures will only be made with your written authorization. For example, you will need to sign a specific authorization form when we use your PHI to refer you to another services provider, or before we can send PHI to your life insurance company, to a school, or to your attorney.

 

IV.  Your Rights under the Federal Privacy Standard

Although your health records are the physical property of the health care provider who completed the records, you have the following rights with regard to the information contained in them. You may:

  1. Ask to review or get a copy of your health services record
    • You can ask to see or get copy (paper or electronic) of your health services record and other health information we have about you. Ask us how to do this.
    • Under some circumstances, we can by law deny your request to inspect and copy your record. You do not have a right to access the following: information that is copyright protected or otherwise protected by law (some test information); information that was obtained from someone other than a health care provider under a promise of confidentiality and complying with your request would likely reveal the source of the information; any psychotherapy notes that are not a part of your medical record; information compiled in reasonable anticipation of or for use in civil, criminal, or administrative actions or proceedings.
    • In other situations, we may deny you access to reduce the risk of substantial harm to you or others, but if we do, we will provide you a review of our decision. We may deny access when a licensed health or mental health care professional in the exercise of professional judgment, has determined that: the access is reasonably likely to endanger the life or physical safety of yourself or another person; the PHI references another person (other than a health care provider) and the access is reasonably likely to cause substantial harm to that person; the request is made by your personal representative and giving access to that representative is reasonably likely to cause substantial harm to you or another person.
    • If we agree to provide the information, we will give you a copy of your health information, usually within 30 days of your request. We may charge a reasonable, cost-based fee.
  2. Ask us to correct your health services record
    • You can ask us to correct health information about you that you think is incorrect or incomplete. Your request must be in writing and it must explain why the information should be amended.
    • We may say “no” to your request, but if we say no, we’ll tell you why and explain your rights in writing within 60 days.
  3. Tell us how to communicate with you
    • You can ask us to contact you at a specific location, (for example, at your home or office phone number) or to send mail to a specific address.
    • You may also ask us to communicate with you by alternate means, such as by email. Ask us how to do this.
    • We will say “yes” to all reasonable requests.
  4. Ask us to limit what we use or share
    • You can ask us not to use or share certain health information for treatment, payment, or our health care operations.
    • We are not required to agree to your request, and we may say “no” if it would adversely affect your care, or if use of the information is permitted or required by law.
    • If you are charged for, and pay us in full for a service or health care item, you can ask us not to share that information with your health insurer for the purpose of payment or our operations.
    • We will say “yes” unless a law requires us to share that information.
  5. Get a list of non-routine uses and disclosures and those with whom we’ve shared the information
    • You can ask for a list (accounting) of the times we’ve shared your health information for up to six years prior to the date you ask, who we shared it with, and why. We will provide you with the list within 60 days of your request.
    • We will include all the disclosures we’ve made except for the routine ones about treatment, payment, and health care operations, and certain other disclosures (such as any you asked us to make). We’ll provide one accounting a year for free but will charge a reasonable, cost-based fee if you ask for another one within 12 months.
  6. Get a copy of this Notice of Privacy Practices
    • You can ask for a paper copy of this Notice at any time, even if you have agreed to receive it electronically. We will provide you with a paper copy promptly.
  7. Choose someone to act for you
    • If you have given someone medical power of attorney or if someone is your legal guardian, that person can exercise your rights and make choices about your health information.
    • We will ask the person to prove they have this authority and can act for you before we take any action.
  8. File a complaint if you feel your privacy rights are violated
    • You can complain if you feel we have violated your rights described in this Notice by contacting our Privacy Officer at the address on page 1. We will not retaliate against you for filing a complaint. You also have the right to complain to the Dept. of Health and Human Services Office for Civil Rights.

 

V.  Our Responsibilities

In addition to providing the rights listed above, the federal privacy standard requires us to:

  1. Maintain the privacy of your health information, using reasonable and appropriate safeguards to protect the information.
  2. Abide by the terms of this Notice and provide you with a copy of it.
  3. Train our personnel concerning privacy and confidentiality and implement a policy to discipline those who breach privacy/confidentiality.
  4. Take care not to use or share your information other than as described here unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time. Let us know in writing if you change your mind.
  5. Notify you promptly as required by law if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your information. We will mitigate (lessen the harm of) any breach of privacy or confidentiality that occurs.

 

VI.  Effective Date and Changes to the Terms of This Notice

The effective date of this Notice is September 1, 2016. We can change the terms of this Notice, and the changes will apply to all information we have about you. The new Notice will be available upon request, in our office, and on our website.

JEWISH FAMILY SERVICE OF SAN DIEGO
NOTIFICACIÓN ACERCA DE LAS PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD

     En vigor a partir del 1 de septiembre de 2016

La norma de Jewish Family Service of San Diego (JFS) es mantener la privacidad y seguridad de la información protegida que nuestros clientes, voluntarios y empleados nos confían. Concretamente, JFS tiene conocimiento de y cumple con la Ley de Transferibilidad y Responsabilidad de los Seguros Médicos (“Health Insurance Portability and Accountability Act” – HIPAA, por sus siglas en inglés) y la Ley de Tecnología de la Información Médica para la Salud Clínica y Económica (“Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act” – HITECH, por sus siglas en inglés), y sus regulaciones de ejecución, otras leyes estatales y federales previstas para proteger la privacidad, y los requisitos contractuales de privacidad y seguridad que se aplican a nosotros.

De acuerdo con la ley HIPAA, JFS debe tomar medidas para proteger la privacidad de su “información médica protegida” (PHI, por sus siglas en inglés). La información médica protegida incluye información que hemos creado o recibido con respecto a su salud o al pago de los servicios de atención médica. Incluye sus registros médicos/de salud mental e información personal relacionada, como su nombre, número de seguro social, dirección y número telefónico. También es nuestra obligación:

  • Proporcionarle esta Notificación acerca de las prácticas de privacidad (que pueden ser modificadas de vez en cuando), y
  • Cumplir con las prácticas y los procedimientos de la Notificación.

Por favor, tenga en cuenta que si bien no todos los servicios de JFS implican la recopilación y el uso de información médica protegida según como lo define la ley HIPAA (incluyendo la información de salud mental), siempre no esforzamos por mantener su información personal en estricta confidencialidad, sin importar si la información es considerada información médica protegida o no según las normas de la ley HIPAA.

Por favor, acuse recibo de su entendimiento y aceptación de esta Notificación firmando el siguiente acuse de reciboEntregue el acuse de recibo firmado en la recepción o a su proveedor de servicios de JFS.

Si tiene alguna pregunta sobre esta Notificación, por favor comuníquese con su proveedor de servicios de JFS, o con el oficial responsable de la privacidad HIPAA de JFS, en Jewish Family Service, 8804 Balboa Avenue, San Diego, CA 92123; (858) 637-3000.

Notificación Acerca De Las Prácticas De Privacidad

Esta notificación describe de qué manera se puede utilizar y divulgar la información médica acerca de usted y de qué manera usted puede tener acceso a esta información.  Por favor, léala detenidamente.

I.  Conocimiento de la información de su registro de salud mental y de comportamiento

Cada vez que usted visita a un proveedor de servicios médicos o a un proveedor de servicios de salud mental, se crea un registro de su visita. Dependiendo del tipo de servicios que le ofrezcamos, este registro de JFS puede contener su historial médico y de salud mental y/o de comportamiento, síntomas actuales, resultados de exámenes, evaluaciones de diagnóstico, tratamientos y planes para futuros cuidados. La información de su registro de servicios médicos de JFS sirve:

  • Como base para la planificación de su cuidado y tratamiento.
  • Como medio de comunicación entre los coordinadores de servicios y los profesionales de la salud mental que contribuyen a su cuidado.
  • Como documento legal que describe el cuidado que ha recibido.
  • Como medio por el cual usted o un tercero que paga puede verificar que usted realmente recibió los servicios si/cuando se le facturaron.
  • Con fines de capacitación y mejoras en la calidad para evaluar y mejorar la calidad de los cuidados que proporcionamos y lograr mejores resultados para los participantes.
  • Como fuente de información para los funcionarios de la salud pública encargados de mejorar la salud en las regiones donde prestan sus servicios.

Entender qué contiene su registro de servicios médicos y cómo se usa esta información lo ayudan a:

  • Garantizar su precisión e integridad.
  • Comprender quién, qué, dónde, por qué y cómo otras personas pueden acceder a su información médica.
  • Tomar decisiones bien informadas a la hora de autorizar la divulgación a otras personas.
  • Comprender mejor los derechos sobre la información médica detallados en esta Notificación.

 

II.  De qué manera podemos usar y divulgar la información médica protegida (PHI) acerca de usted

Podemos utilizar y divulgar la Información Médica Protegida sin su autorización por escrito para ciertos propósitos, como se describe a continuación. No hemos detallado todos los ejemplos de uso o divulgación dentro de las categorías que aparecen a continuación, pero todos los usos y las divulgaciones permitidos entrarán en una de las siguientes categorías. Además, existen otros usos y divulgaciones que solo se harán con su autorización por escrito. Por ejemplo, cierta información médica, como la información relacionada con tratamientos contra el abuso de substancias, no se puede usar ni divulgar sin su consentimiento.

  1. Tratamiento
    Podemos usar su información médica y compartirla con otros profesionales que participan en su cuidado. Ejemplo: un terapeuta, gerente coordinador de servicios u otro miembro de su equipo de servicios médicos puede colocar información en su registro acerca de sus afecciones médicas, pruebas de diagnóstico y el plan para su cuidado.
  2. Pago
    Podemos usar y compartir su información médica si facturamos los servicios de atención médica y recibimos el pago de parte de los planes médicos u otras entidades. Ejemplo: podemos enviarle una factura a usted o a su plan de seguro médico para pagar sus servicios de atención médica.
  3. Operaciones de atención médica
    Podemos usar y compartir su información médica para brindar servicios, mejorar su cuidado y contactarlo cuando sea necesario. Ejemplo: usamos la información médica acerca de usted para actividades de capacitación, licencia o acreditación para nuestro personal, para evaluación de calidad y durante tareas de supervisión y/o asesoría para controlar cómo nuestro personal está cuidando de usted. Además, si usted recibe servicios de más de un programa de JFS, el personal de un programa puede compartir información con el personal de otros programas.
  4. Continuidad de la atención médica
    Podemos comunicarnos con usted para recordarle sus citas u ofrecerle otra información sobre servicios relacionados con la salud que pueden ser de su interés. Por ejemplo, podemos compartir su información médica en el momento de derivarlo a otros programas de JFS.
  5. Notificación
    A menos que esté restringido por ley, podemos usar o divulgar información sobre su ubicación y condición general para notificar o ayudar a otros a notificar a un familiar, un representante personal u otra persona responsable de su cuidado.
  6. Comunicación con la familia
    Cuando esté permitido por ley y a menos que usted se oponga, nosotros, como profesionales de la salud utilizando nuestro mejor criterio, podemos divulgar a un familiar, una pareja doméstica, un amigo personal cercano o cualquier otra persona que usted identifique, información médica relevante para la participación de esa persona en su cuidado o en el pago relacionado con su cuidado.
  7. Socios comerciales
    Brindamos algunos servicios de parte de otras agencias y a veces obtenemos ayuda de otros a través de contratos con socios comerciales. Por ejemplo, nosotros ofrecemos algunos servicios de parte del condado de San Diego como su socio comercial. Entre los ejemplos de socios comerciales que contratamos se incluyen asesores de servicios profesionales y evaluadores de programas. Cuando ofrecemos nuestros servicios a un socio comercial o cuando usamos los servicios de otros, podemos divulgar su información médica a estos socios comerciales para que cada uno de nosotros pueda desempeñar las funciones por las que hemos sido contratados. Para proteger su información médica, se requiere que todos los socios comerciales protejan su información de forma apropiada y que cumplan con las mismas normas federales de seguridad y privacidad.
  8. Cumplimiento con la ley
    Compartiremos información acerca de usted si las leyes estatales o federales lo requieren o lo permiten, incluyendo con el Departamento de Salud y Servicios Humanos para demostrar que cumplimos con la ley federal de privacidad.
  9. Solicitudes de compensación laboral, agencias encargadas de hacer cumplir la ley y otras solicitudes gubernamentales
    Podemos usar o compartir su información médica:

    • Para reclamaciones de compensación laboral
    • Para propósitos relacionados con el cumplimiento de la ley o con un oficial encargado de hacer cumplir la ley
    • Con agencias de control de la salud para actividades autorizadas por ley
    • Para funciones gubernamentales especiales como agencias militares o de seguridad nacional, servicios de protección presidencial e instituciones correccionales
    • En respuesta a una orden administrativa o de un tribunal, o en respuesta a una citación.
  10. Recaudación de fondos
    Usted puede ser contactado para propósitos de recaudación de fondos de JFS. Puede optar por no participar pidiéndonos que no enviemos más solicitudes de recaudación de fondos.
  11.  Ayuda con problemas de salud y seguridad pública
    Podemos compartir información médica acerca de usted en determinadas situaciones como prevenir enfermedades, reportar una sospecha de abuso, negligencia o violencia doméstica, y prevenir o reducir una amenaza grave para su salud y seguridad o la salud y seguridad de otra persona.
  12. Investigación
    Podemos divulgar información a investigadores cuando su investigación haya sido aprobada por una junta de revisión institucional y existan protocolos que garanticen la privacidad de su información médica.
  13. Investigador médico
    Podemos divulgar información médica a un médico forense, investigador médico o director de funerales, de conformidad con la ley en vigor, para permitirles llevar a cabo sus obligaciones.

 

III.  Situaciones que requieren su autorización por escrito

Si existen otros motivos, aparte de los detallados anteriormente, por los que necesitamos usar o divulgar su información protegida, solicitaremos su permiso o autorización por escrito. Si usted nos da permiso para usar o divulgar información médica acerca de usted, puede revocar dicha autorización por escrito posteriormente, en cualquier momento. Si usted revoca su autorización, ya no usaremos ni divulgaremos su Información Médica Protegida por lo motivos detallados en su autorización por escrito. Por favor, entienda que no podemos revertir ninguna divulgación que ya hayamos realizado con su permiso, y que se requiere que conservemos nuestros registros de los cuidados que le hemos proporcionado. Las divulgaciones que requieren su autorización por escrito incluyen:

  1. Notas sobre el progreso o la salud mental
    Las notas registradas por un terapeuta que documenten el contenido de una sesión de asesoramiento con usted (“Notas sobre el progreso o la salud mental”) generalmente serán utilizadas solo por el terapeuta y por otro personal de JFS que consulte su cuidado, y no serán usadas ni divulgadas de otro modo sin su autorización por escrito, con algunas excepciones. Por ejemplo, no se requiere su autorización para ciertos propósitos operativos, como la supervisión del personal, y otros usos permitidos o requeridos por ley como la defensa de una acción legal. También podemos revisar notas previas sobre el progreso y la salud mental si usted fue atendido anteriormente en JFS y vuelve para recibir servicios adicionales.
  2. Comunicaciones de marketing o recaudación de fondos
    Podemos usar información colectiva y/o sin identificación (sin incluir nombres u otra información de identificación personal) sobre las personas que reciben servicios en JFS para nuestros materiales de recaudación de fondos. No usaremos su información de identificación personal ni su información médica para materiales de marketing o recaudación de fondos sin su autorización por escrito. Si pedimos su autorización para compartir su historia para nuestros materiales de recaudación de fondos, usted puede negarse y nosotros no detendremos los servicios ni tomaremos represalias en su contra. Nunca venderemos su información.
  3. Menores y representantes personales
    En la mayoría de los casos, los padres, tutores y/u otras personas con responsabilidades legales sobre los menores (personas menores de 18 años) pueden ejercer los derechos detallados en esta Notificación en representación del menor. Sin embargo, hay situaciones en las que los menores pueden ejercer independientemente los derechos detallados en la Notificación. En algunas situaciones, se requiere la autorización por escrito de un menor antes de que se pueda compartir información con un padre o tutor legal. Consúltenos acerca de los derechos de los menores según la ley estatal y federal.
  4. Registros de parejas
    Los registros de las parejas que son atendidas de forma conjunta no serán divulgados, según los ejemplos detallados en esta sección, sin el previo consentimiento por escrito de ambas partes.
  5. Registros de recuperación de adicciones
    Los registros de tratamientos contra el abuso de substancias están protegidos por las regulaciones federales que rigen la Confidencialidad de los Registros de los Pacientes de Abuso de Drogas y Alcohol, CFR 42 Parte 2, y no pueden ser divulgados sin un consentimiento por escrito o como lo permitan de otro modo las regulaciones.
  6. Otros usos y divulgaciones
    Solo se harán otros usos y divulgaciones con su autorización por escrito. Por ejemplo, usted tendrá que firmar un formulario de autorización específico cuando usemos su Información Médica Protegida para derivarlo a otro proveedor de servicios, o antes de que podamos enviar la Información Médica Protegida a su compañía de seguro de vida, a una escuela o a su abogado.

 

IV.  Sus derechos según la Norma Federal de Privacidad

Aunque sus registros médicos sean propiedad física del proveedor de atención médica que completó los registros, usted tiene los siguientes derechos con respecto a la información que allí se encuentra. Usted puede:

  1. Solicitar revisar u obtener una copia de su registro de servicios médicos
    • Puede solicitar ver u obtener una copia (electrónica o en papel) de su registro de servicios médicos y otra información médica que tengamos acerca del usted. Consúltenos cómo hacer esto.
    • En algunas circunstancias, podemos rechazar, por ley, su solicitud para inspeccionar y copiar su registro. Usted no tiene derecho a acceder a lo siguiente: información protegida por derechos de autor o protegida de otro modo por ley (información de algunas pruebas); información que se obtuvo de una persona que no es un proveedor de atención médica bajo una promesa de confidencialidad y al cumplir con su solicitud probablemente se divulgaría la fuente de información; cualquier nota de psicoterapia que no sea parte de su registro médico; información recopilada anticipándose razonablemente a, o para su uso en, una acción o un procedimiento civil, penal o administrativo.
    • En otras situaciones, podemos rechazar su acceso para reducir el riesgo de daños significativos para usted u otras personas, pero si lo hacemos, le proporcionaremos una revisión de nuestra decisión. Podemos rechazar el acceso cuando un profesional matriculado de atención médica o salud mental, en el ejercicio de su criterio profesional, haya determinado que: es razonablemente probable que el acceso ponga en peligro su vida o seguridad física, o la vida o seguridad física de otra persona; la Información Médica Protegida hace referencia a otra persona (que no es un proveedor de atención médica) y es razonablemente probable que el acceso provoque daños significativos a esa persona; la solicitud está hecha por su representante personal y es razonablemente probable que el hecho de conceder el acceso a ese representante le provoque daños significativos a usted o a otra persona.
    • Si aceptamos proporcionar la información, le entregaremos una copia de su información médica, por lo general, dentro de los 30 días de su solicitud. Podemos cobrar un cargo razonable basado en el costo.
  2. Pedirnos que corrijamos su registro de servicios médicos
    • Puede pedirnos que corrijamos información médica acerca de usted que usted cree que es incorrecta o incompleta. Su solicitud deben ser por escrito y debe explicar por qué se debería corregir la información.
    • Podemos rechazar su solicitud, pero si lo hacemos, le diremos por qué y explicaremos sus derechos por escrito dentro de los 60 días.
  3. Decirnos cómo comunicarnos con usted
    • Puede pedirnos que lo contactemos en un lugar específico (por ejemplo: llamando al número telefónico particular o de su oficina) o que mandemos su correspondencia a una dirección específica.
    • También puede pedirnos que nos comuniquemos con usted por medios alternativos, por ejemplo, por correo electrónico. Consúltenos cómo hacer esto.
    • Aceptaremos todas las solicitudes que sean razonables.
  4. Pedirnos que limitemos lo que usamos o compartimos
    • Nos puede pedir que no usemos o compartamos determinada información médica para tratamientos, pagos o nuestras operaciones de atención médica.
    • No es un requisito que aceptemos su solicitud, y podemos negarnos si dicha solicitud afectara negativamente su cuidado, o si el uso de la información está permitido o es requerido por ley.
    • Si a usted se le cobra un servicio o artículo de atención médica y nos paga por completo, puede pedirnos que no compartamos dicha información con su compañía de seguro médico con el fin de obtener el pago de nuestras operaciones.
    • Aceptaremos su solicitud, a menos que una ley nos exija que compartamos dicha información.
  5. Obtener una lista de usos y divulgaciones que no sean de rutina y una lista de aquellos con quienes hemos compartido la información
    • Usted puede solicitar una lista (reporte) de las veces que hemos compartido su información médica durante los seis años previos, como máximo, a la fecha en la que usted hace la solicitud, con quién la compartimos y por qué. Le proporcionaremos una lista dentro de los 60 días de su solicitud.
    • Incluiremos todas las divulgaciones que hemos hecho, excepto las de rutina por tratamientos, pagos y operaciones de la atención médica, y otras divulgaciones (como las que usted nos pidió que hagamos). Proporcionaremos una lista por año de forma gratuita, pero cobraremos un cargo razonable en base al costo si usted solicita otra dentro de los 12 meses.
  6. Obtener una copia de esta Notificación acerca de las prácticas de privacidad
    • Puede pedirnos una copia en papel de esta Notificación en cualquier momento, incluso si ha aceptado recibirla electrónicamente. Le proporcionaremos una copia en papel de forma oportuna.
  7. Elegir que otra persona actúe por usted
    • Si usted le ha otorgado un poder médico a alguien o si alguien es su tutor legal, dicha persona puede ejercer sus derechos y tomar decisiones acerca de su información médica.
    • Le pediremos a dicha persona que demuestre que tiene esta autoridad y que puede actuar por usted antes de que tomemos cualquier acción.
  8. Presentar una reclamación si cree que sus derechos de privacidad han sido infringidos
    • Usted puede quejarse si cree que hemos infringido sus derechos detallados en esta Notificación comunicándose con nuestro oficial responsable de la privacidad en la dirección que aparece en la página 1. No tomaremos represalias en su contra por presentar una reclamación. Usted también tiene derecho a presentar una reclamación ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

 

V.  Nuestras responsabilidades

Además de conceder los derechos detallados anteriormente, la norma federal de privacidad nos exige que:

  1. Mantengamos la privacidad de su información médica, utilizando las medidas de seguridad razonables y apropiadas para proteger la información.
  2. Cumplamos con los términos de esta Notificación y le proporcionemos una copia de la misma a usted.
  3. Capacitemos a nuestro personal con respecto a la privacidad y confidencialidad y que implementemos una norma para aplicar medidas disciplinarias a aquellos que no cumplan con los requisitos de privacidad/confidencialidad.
  4. Tengamos cuidado de no usar ni compartir su información de otra forma que no esté especificada en el presente documento, a menos que usted nos proporcione una autorización por escrito. Si usted nos da su autorización, puede cambiar de opinión en cualquier momento. Infórmenos por escrito si cambia de opinión.
  5. Le informemos de forma oportuna, según como lo requiere la ley, si se produce un incumplimiento que puede haber comprometido la privacidad o seguridad de su información. Mitigaremos (reduciremos el daño de) cualquier incumplimiento del requisito de privacidad o confidencialidad que se produzca.

 

VI.  Fecha de entrada en vigor y cambios a los términos de esta Notificación

La fecha de entrada en vigor de esta Notificación es el 1 de septiembre de 2016. Podemos cambiar los términos de esta Notificación y los cambios se aplicarán a toda la información que tenemos acerca de usted. La nueva Notificación estará disponible mediante solicitud, en nuestra oficina y en nuestro sitio web.